Как сделать онлайн-запись клиентов: пошаговая настройка за вечер

Что подготовить до начала

Сама настройка в сервисе занимает минут 30–40. Дольше всего обычно думают над тем, что в ней указать, поэтому сначала соберите пять вещей на листке или в заметках.

1. Список услуг с длительностью и ценой. Длительность указывайте реальную, а не «по прайсу»: если окрашивание на деле занимает 3 часа, а в записи стоит 2, расписание начнёт съезжать уже с первого дня. Для начала хватит 5–10 основных позиций.
2. График работы. Рабочие дни, часы, перерыв на обед. Если работаете сменами, например 2 через 2, это тоже можно задать.
3. Правила записи. За сколько часов до визита вы готовы принять запись, на сколько недель вперёд открыть расписание и до какого срока клиент может сам отменить или перенести визит.
4. Адрес и как найти. Подъезд, этаж, домофон: всё это попадёт в подтверждение и напоминания, и вам перестанут звонить с вопросом «а где вход?».
5. Где клиенты будут видеть ссылку. ВКонтакте, Telegram-канал, сайт, карточка на картах, визитки. Список поможет на последнем шаге.

Такой набор нужен в любом сервисе записи, будь вы мастером маникюра, репетитором или автосервисом. Дальше шаги показаны на примере Синтакса.

Шаг 1. Регистрация

Для регистрации нужны имя, номер телефона и пароль. Телефон служит логином, код из SMS не приходит. После регистрации включается 14 дней тарифа «Про» без привязки карты.

Сразу после входа сервис попросит подтвердить номер: откройте бота Синтакса в Telegram или MAX и нажмите в нём «Поделиться номером». Это защищает от ситуации, когда кто-то регистрируется на чужой телефон. Сделайте это в течение суток: неподтверждённые аккаунты удаляются.

Шаг 2. Мастер-настройка: четыре коротких экрана

После регистрации открывается мастер-настройка.

• О вас. Название, которое увидят клиенты (например, «Маникюр у Анны»), формат: частный мастер или салон с несколькими мастерами, и сферы работы. Здесь же переключатель «Показывать студию в каталоге»: у новых студий он выключен, и без вашего решения студия в каталоге не появится.
• Адрес и время. Часовой пояс, адрес и город. Если вы ведёте консультации или уроки по видеосвязи, включите «Работаю онлайн», и адрес можно не указывать.
• График. По дням недели или сменный, с перерывами. Этот шаг можно пропустить и вернуться к нему позже в разделе «Мой график».
• Уведомления. Подключите себе бота в MAX или Telegram. Туда будут приходить новые заявки с кнопками «Подтвердить» и «Отклонить», а вечером сводка записей на завтра.

В конце вы получите ссылку на страницу записи и код кнопки для сайта. Но делиться ими пока рано.

Шаг 3. Услуги

Пока услуг нет, клиенты не смогут записаться. Откройте раздел «Услуги» и добавьте их вручную или загрузите прайс из Excel, CSV или XML.

У каждой услуги есть название, длительность, цена и категория. Пара советов:

• Цена «от». Если стоимость зависит от длины волос или объёма работы, включите этот переключатель, и клиент увидит «от 1 500 ₽». Цена указывается только для информации: онлайн-оплаты и предоплаты в Синтаксе нет, расчёт с клиентом происходит как обычно.
• Категории. Если услуг больше десяти, разбейте их на группы: «Маникюр», «Педикюр», «Дизайн». Клиенту проще найти нужное.
• Скрытые услуги. Процедуры, на которые вы записываете только после консультации, можно скрыть от онлайн-записи и ставить вручную из журнала.
• Кто оказывает. В салоне отметьте, какие мастера делают услугу. Свою цену и длительность для конкретного мастера можно задать в разделе «Сотрудники и график».

Шаг 4. Правила записи

В «Настройках» есть блок «Правила записи». Значения по умолчанию подходят большинству мастеров, но их стоит проверить:

• Ручное подтверждение заявок включено. Заявка ждёт, пока вы её подтвердите; если не ответить, через 12 часов она отклоняется автоматически. Когда привыкнете, можно перейти на автоподтверждение.
• Минимальное время до записи: 2 часа. Так никто не запишется на «через 15 минут», пока вы в дороге.
• Горизонт записи: 30 дней вперёд. Чем дальше запись, тем выше риск, что у клиента изменятся планы.
• Отмена и перенос клиентом: не позднее чем за 3 часа до начала. Позже клиент увидит на странице записи, что онлайн это уже сделать нельзя.
• Буфер между записями: по умолчанию 0. Если нужно время на уборку или дезинфекцию, поставьте 10–15 минут.
• Напоминания клиенту: за 24 и за 2 часа (можно выбрать и другой вариант, например за 48 и за 3 часа).

Отпуск, выходной посреди недели или короткий день отмечаются в разделе «Мой график», в блоке исключений. Эти дни сразу закроются для записи.

Шаг 5. Запишитесь к себе сами

Перед тем как рассылать ссылку, пройдите запись глазами клиента. Откройте ссылку с телефона, выберите услугу и время, оставьте имя и номер.

Проверьте:

• услуги и цены отображаются так, как вы задумали;
• свободное время совпадает с графиком;
• заявка пришла вам в бота или в приложение.

После записи клиенту предлагают подключить уведомления в MAX, ВКонтакте или Telegram. Подтверждение и напоминания приходят обычным сообщением со ссылкой: по ней открывается страница, где можно перенести или отменить запись. Отдельных кнопок в сообщении нет, только ссылка. SMS Синтакс не отправляет.

Тестовую запись потом отмените, чтобы она не мешала в журнале.

Шаг 6. Разместите ссылку

Ссылка на страницу записи выглядит так: syntacs-web.ru/vashe-imya. Адрес можно поменять в «Настройках» (латиницей, без пробелов). Ссылка, код для сайта и QR-код лежат в разделе «Виджет и ссылка».

Куда её поставить:

• ВКонтакте: кнопка действия «Записаться», меню и закреплённый пост. Пошагово: Как сделать онлайн-запись ВКонтакте.
• Telegram и MAX: описание канала или профиля, закреплённое сообщение. Подробнее на странице Запись через Telegram и MAX.
• Сайт: плавающая кнопка, своя кнопка или форма прямо на странице, одна строка кода. Инструкция для конструктора: Онлайн-запись на сайт на Tilda, для остальных сайтов: Виджет онлайн-записи.
• Карточка на картах: поле «сайт» или «запись» в карточке организации.
• Офлайн: QR-код на визитках, на стойке администратора, на зеркале в кабинете.
• Шаблон ответа: на вопрос «а есть время в четверг?» отвечайте ссылкой. Клиент сам увидит свободные окна.

Каталог Синтакса включайте по желанию. Если включить показ в «Настройках», клиенты смогут найти вас по городу и сфере; в карточке будут видны название, адрес, услуги с ценами, имена мастеров и отзывы. Если работаете в салоне, предупредите коллег заранее. Подробнее: Каталог мастеров и студий.

Шаг 7. Первые две недели

Клиенты привыкают к онлайн-записи не сразу. Что помогает переходу:

• Дублируйте записи из переписки и звонков в журнал. Тогда онлайн никто не займёт уже занятое время. С телефона новая запись ставится кнопкой «Запись» в нижнем меню кабинета или голосом: «Запиши Анну на четверг в 15:00».
• Поставьте приложение. Для Android есть приложение мастера: журнал, клиенты, push-уведомления о заявках. На iPhone кабинет работает в браузере, сайт можно добавить на экран «Домой».
• Перенесите базу клиентов, если она уже где-то есть: импорт из CSV описан на странице Переход с других сервисов.

Если вы раньше вели запись в тетради и сомневаетесь, стоит ли переходить, сравнение есть в статье Запись клиентов в тетради или онлайн.

Что работает бесплатно, а что на платных тарифах

Первые 14 дней после регистрации доступно всё. Потом можно остаться на бесплатном тарифе или выбрать платный:

• «Старт», бесплатно: до 100 записей и 50 голосовых команд в месяц, журнал, страница записи, виджет для сайта, база клиентов, чат с клиентами, заявки мастеру в боте, приложение. Автоматических напоминаний клиентам и листа ожидания на нём нет.
• «Стандарт», от 490 ₽ в месяц: цена за всю студию до 5 мастеров (990 ₽ до 15, 1 990 ₽ до 40), записи без лимита, от 300 голосовых команд в месяц, напоминания клиентам, свои тексты сообщений, лист ожидания.
• «Про», от 990 ₽ в месяц: всё из «Стандарта», плюс от 1 000 голосовых команд в месяц, напоминание «пора записаться», просьба об отзыве, администраторы и филиалы.

Платные тарифы оплачиваются вперёд за 3 месяца, полгода (скидка 10%) или год (скидка 20%). Если тариф не продлить, аккаунт перейдёт на «Старт», данные сохранятся. Подробности на странице Цены.

Напоминания стоит включить, если неявки для вас ощутимы. Готовые тексты собраны в статье Шаблоны напоминаний клиентам, а другие способы снизить неявки в статье Как уменьшить неявки клиентов.

Чек-лист на вечер

1. Выписать услуги с длительностью и ценой, график и правила отмены.
2. Зарегистрироваться и подтвердить номер в боте Telegram или MAX.
3. Пройти мастер-настройку и подключить себе бота для заявок.
4. Добавить услуги.
5. Проверить правила записи и отметить ближайший отпуск.
6. Записаться к себе с телефона и отменить тестовую запись.
7. Поставить ссылку во ВКонтакте, Telegram, на сайт и в карточку на картах.

Онлайн-запись начинает работать, когда в ней честные длительности услуг, актуальный график и ссылка стоит там, где клиенты вас уже ищут.

Примеры услуг и настроек для разных сфер собраны в разделе Онлайн-запись по отраслям.